Корпоративная База знаний: особенности и примеры использования

Легкий доступ сотрудников к корпоративным знаниям и учебным материалам (не только во время прохождения курсов) — основа успешной e-learning стратегии. Компании имеют регламенты, правила, инструкции — информацию, которую должны знать все сотрудники. Изученное не всегда остается в памяти: иногда даже важное можно забыть. И что делать?

Переспрашивать у коллег — отрывать их от работы, искать в интернете — долго и не всегда результативно. Отличным решением будет создать электронную библиотеку — онлайн Базу знаний компании. Куда можно перенести всю необходимую информацию, чтобы она всегда была “под рукой”.

Преимущества наличия Базы знаний:

  • Помогает собрать всю необходимую информацию на одной площадке, в одном месте, создать хранилище знаний.
  • Повышает эффективность клиентской поддержки. Вы можете загрузить материалы, которые понадобятся сотруднику при общении с клиентами: чек-листы, скрипты, инструкции, примеры документов, отчетов, договоров и т.п.
  • Сортировка и структурирование материалов по определенным категориям. Удобно отсортированный материал поможет сократить время на поиск нужной информации, когда необходимо что-то найти и прочитать “прямо сейчас”. Никто никого не отвлекает. Все знают, что и где взять, не задают лишних и повторяющихся вопросов.
  • Поддержка знаний: после прохождения учебного курса сотрудник всегда может вернуться в Базу знаний и повторить изученное.
  • Хороший инструмент для распространения информации об изменениях в компании, которые вместе с часто задаваемыми вопросами можно задокументировать и загрузить в каталог Базы знаний.
  • Сохранение ценных данных в облаке. Ничего не потеряется в лабиринтах папок, дисков и документов. Не исчезнет в случае поломки рабочего компьютера.

В LMS Collaborator весь материал, загруженный на портал, автоматически попадает в Базу знаний. Это могут быть различные виды ресурсов: ссылки, pdf-файлы, документы формата word, excel, epub, опубликованные на портале новости, темы форума и страницы Wiki. Материалы можно структурировать по разным категориям и настроить уровни доступа — ограничивать доступ для сотрудников разных должностей и отделов. Это поможет пользователям не путаться в процессе поиска: они будут видеть только ту информацию, которая касается их направления работы.

Искать материалы в Базе знаний можно по ключевым словам — в названии и описании ресурса. Также, вы можете использовать метку-тег #. Присвоение ресурсам метки, увеличивает скорость поиска необходимой информации и дополнительных ресурсов, связанных с запросом.

LMS Collaborator автоматически подсчитывает количество обращений к категориям ресурсов и число просмотров отдельных материалов Базы знаний. Таким образом, можно отслеживать самые посещаемые категории и ресурсы. Видеть, какие вопросы больше всего интересуют сотрудников. В соответствии с этими данными пополнять материалами самые популярные разделы.

Отчет по статистике представляется в виде графика категорий и списков ресурсов, которые входят в выбранные категории. Вы можете отфильтровать отчет по интересующему вас периоду и выгрузить его в формате таблицы Excel. Подробнее об Отчетах по Базе знаний.

Примеры использования Базы знаний в Collaborator:

1. База знаний как корпоративная википедия — ВиЯр

В Базу знаний загружаются не только учебные материалы, но также вся информационная база компании. Все загруженные на портал ресурсы доступны для профильных групп сотрудников. Онлайн-библиотека, материалы по корпоративной культуре, инструкции по процессам взаимодействия в компании, перечень сервисов и направлений для развития — находятся в открытом доступе для всех сотрудников. Некоторые материалы доступны по определенным правилам — например, отдельным подразделениям.

Материалы Базы знаний доступные для работников склада

Отчет по категориям Базы знаний «Вияр»

Ирина Подгорецкая, Эксперт по развитию и обучению

“База знаний — это наша корпоративная Википедия. Цель — собрать в одном месте все корпоративные знания в виде интересного и понятного контента, который можно легко и быстро найти.

Формат ресурсов выбираем в зависимости от целевой аудитории — текст с картинками, фото или чертежами, видео-инструкции, инфографики, презентации, чек-листы и т.д. Информации очень много и она взаимосвязана между собой — поэтому мы активно используем перекрестные гиперссылки и дерево вопросов.

В формирование Базы знаний мы вовлекаем сотрудников из разных подразделений. Это наша сеть амбассадоров:) Таким образом, Википедия наполняется актуальными и экспертными знаниями «с первых уст» практически по всем категориям одновременно.

Уверена, что успешный старт наполнения и использования Базы знаний зависит от того:
   — насколько точно мы понимаем текущие потребности бизнеса в целом и линейных сотрудников в частности;
   — как мы формируем и выстраиваем потоки знаний от подразделений компании;
   — как выстроено взаимодействие с экспертами (носителями знаний);
   — как настроена коммуникация внутри проектной команды;
   — насколько мы открыты и готовы к обратной связи от пользователей Базы Знаний.

Самое главное — слушать, слышать и идти ЗА пользователями, по факту — ЗА нашими внутренними клиентами.”

2. База знаний, как библиотека по развитию сотрудников — Датагруп

Развитие soft skills для успешной работы команды стало неотъемлемой частью обучения во многих компаниях. В эпоху диджитализации и мультизадачности специалисту нужно постоянно обучаться, чтобы быть гибким и компетентным. Одним из инструментов для развития soft skills в компании “Датагруп” стала База знаний — информационное пространство, которое доступно каждому сотруднику 24\7. База знаний содержит большое количество развивающих материалов: видео, книги, статьи, записи вебинаров, актуальные видео TED, которые помогают сотрудникам развивать свои личностные и профессиональные качества. Для удобства пользователей материалы разделены на категории, что позволяет быстро получить доступ к необходимой информации.

База знаний «Датагруп»

Кудесова Дарья, Ведущий специалист отдела обучения и развития персонала

“Основная цель, которую мы преследовали при создании нашей Базы знаний, – это вовлеченность сотрудников. Мы не хотели заставлять их учиться, для нас важно было сформировать интерес и позволить сотрудникам самим управлять процессом обучения”, – отмечает Дарья Кудесова, специалист по дистанционному обучению “Датагруп”.

Обновление материалов в Базе знаний происходит еженедельно в определенный день. Специалисты отдела обучения информируют пользователей о новых материалах, используя сразу несколько каналов коммуникации.

“Регулярность выхода новых материалов, помогла нам сформировать у сотрудников привычку обучаться и дала возможность коллегам планировать время для обучения.”

Выход новых учебных материалов всегда освещается в новостной ленте портала

Информационный ресурс позволяет анализировать потребности пользователей. Так, с помощью отчета по Базе знаний можно легко узнать, какие разделы пользуются наибольшей популярностью среди сотрудников.

“Нам, как специалистам по обучению, такой отчет позволяет в считанные минуты сделать срез интересов по компании в целом. Всегда используем этот инструмент строя планы на будущее. Это помогает развивать Базу Знаний и “слышать” потребность пользователя. Так, например, обратив внимание, на то, что после выхода TED-видео на тему изучения английского, количество просмотров категории значительно выросло, мы решили создать отдельный раздел “Английский просто” и не прогадали. Сейчас поступления в этом разделе пользуются большим спросом, и мы получаем положительную обратную связь от наших коллег.”

Отчет по ресурсам Базы знаний «Датагруп»

База знаний внутри дистанционного портала обучения DataLab – это инструмент, который позволил создать полноценное пространство для обучения и развития сотрудников. В интерфейсе реализованы удобный поиск, базовая отчетность, доступ с любого устройства, а также возможность накапливать неограниченное количество материалов.

“Мы всегда стараемся поставить себя на место пользователя, создать своего рода “вау-эффект” – чтобы было кратко, ярко, интересно. Делимся информацией, которая “зацепит”, но при этом ее усвоение займет минимум времени. Ведь все знают, что учиться – это меняться в лучшую сторону, пусть даже поначалу эти изменения не столь очевидны. Такой подход, основанный на эмпатии, повышает уровень доверия и, соответственно, положительно влияет на прохождение обязательных курсов на портале. База знаний – решение, которое помогает нам незаметно и весело вовлекать сотрудников в процесс обучения, удерживать аудиторию и объединять команду!”

Читайте также:

Регистрируйтесь на демо, чтобы попробовать преимущества от наличия Базы знаний с помощью нашей платформы 🙂

Ekaterina Atamanenko

Content Manager LMS Collaborator

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*